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IV Encontro Técnico dos Integrantes do SIGA 2012

Publicado: Domingo, 20 de Dezembro de 2015, 21h38 | Última atualização em Quinta, 01 de Junho de 2017, 18h00 | Acessos: 1213

O IV Encontro Técnicos dos Integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, se realizou em Brasília no período de 25 a 28 de junho de 2012.Conforme a Programação, o primeiro dia foi dedicado a reuniões de cada Subcomissão de Coordenação do SIGA com técnicos do Arquivo Nacional. A partir do segundo dia, realizou-se o IV Seminário A Gestão de Documentos Arquivísticos na Administração Pública Federal, cujo tema foi "Lei de Acesso à Informações: Gestão de Documentos, Transparência e Cidadania".


Seguem as informações sobre o IV Encontro Técnico dos Integrantes do SIGA:

Recomendações e Moções
(Em formato .pdf)
(Em formato .doc)


I. Reuniões dos Membros das Subcomissões de Coordenação do SIGA de cada Ministério e Órgão Equivalente com Representantes do Arquivo Nacional.

Data: 25 de junho de 2012.
Participantes: Membros das Subcomissões, bem como servidores que atuam na área de protocolo, arquivo e documentação nos Ministérios e órgãos equivalentes, e demais órgãos e entidades da administração pública federal.
Locais: Definidos por cada Presidente/Coordenador de Subcomissão de Coordenação do SIGA.
Pauta:
  -
As atividades das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos nos diversos órgãos e entidades:

  • Atividades desenvolvidas e em desenvolvimento; e
  • Preparação do Plano de Trabalho para os anos de 2012-2013, incluindo o levantamento da produção documental para a elaboração das classes do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim, para aqueles órgãos e entidades que, ainda, não iniciaram as atividades;
  • Identificação dos servidores que atuam na área de gestão de documentos para participarem dos cursos de capacitação e reciclagem, a serem oferecidos pelo Arquivo Nacional, órgão central do SIGA, no segundo semestre de 2012, bem como a indicação daqueles com potencial para serem agentes multiplicadores; e
  • Outros assuntos de interesse das Subcomissões de Coordenação do SIGA.

Ministérios e Órgãos Equivalentes que realizaram, no dia 25 de junho de 2012, as reuniões de suas respectivas Subcomissões de Coordenação do SIGA, conforme proposta da Coordenação do Sistema:

Advocacia-Geral da União - AGU (por questões administrativas, realizou a reunião em 20 de junho de 2012)
Casa Civil da Presidência da República – CC-PR, conjuntamente com a
Secretaria-Geral da Presidência da República – SGPR
Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento – MAPA
Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação – MCTI
Ministério da Cultura – MinC
Ministério da Educação – MEC
Ministério da Fazenda – MF
Ministério da Integração Nacional – MI
Ministério da Justiça – MJ
Ministério da Previdência Social – MPS
Ministério da Saúde – MS
Ministério das Cidades – MCidades
Ministério das Minas e Energia – MME
Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior – MDIC
Ministério do Trabalho e Emprego – MTE


II. IV Seminário A Gestão de Documentos Arquivísticos na Administração Pública Federal: "Lei de Acesso a Informações: Gestão de Documentos, Transparência e Cidadania"

036 Registros fotográficos 
Data: 26, 27 e 28 de junho de 2012.
Participantes: Servidores do Poder Executivo Federal (órgãos e entidades da Administração direta e indireta) e que trabalham na área de gestão de documentos (protocolo, arquivo setorial, arquivo central ou geral), integram uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a Comissão de Coordenação do SIGA e/ou uma Subcomissão de Coordenação do SIGA.
Local: Auditório D. João VI e Auditório Carlos Mota (transmissão por telão) - Imprensa Nacional. SIG, Quadra 6, Lote 800, Brasília, DF.
Pauta:

  • Estabelecer procedimentos para integrar e coordenar as atividades de gestão e acesso aos documentos desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal;
  • Promover o debate sobre a importância da aplicação das rotinas e procedimentos de gestão e acesso aos documentos nos órgãos e entidades integrantes do SIGA;
  • Disseminar a legislação e as normas relativas à gestão e ao acesso aos documentos de arquivo em qualquer suporte; e
  • Conscientizar os integrantes do SIGA da importância da implementação da classificação e da avaliação de documentos, como atividades fundamentais no desenvolvimento de programas de gestão de documentos e como instrumentos facilitadores do acesso a informações nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Programação do IV Seminário:

26 DE JUNHO DE 2012 (terça-feira)

gif animado para audio    ÁUDIO 1   ÁUDIO 2   ÁUDIO 3   ÁUDIO 4

8h00 - 9h45
Credenciamento

10h00
CERIMÔNIA DE ABERTURA
 Sr. Jaime Antunes da Silva
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Presidente da Comissão de Coordenação do SIGA

10h30
I SESSÃO PLENÁRIA
A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA EM DEBATE (I)
A Importância da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011

Coordenação da mesa
Sr. Jaime Antunes da Silva
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Presidente da Comissão de Coordenação do SIGA

Conferência:
"A Lei de Acesso a Informações – Gestão de documentos, transparência e cidadania"
Sr. Marivaldo de Castro Pereira
Secretário de Assuntos Legislativos do Ministério da Justiça

11h30
Debates

12h00 às 13h30
Intervalo para almoço

14h00
II SESSÃO PLENÁRIA
A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA EM DEBATE (II)
A gestão de documentos e o acesso a documentos e a informações

Coordenação da mesa
Srª. Selma Braga Duboc
Supervisora da Equipe de Gestão de Documentos da Coordenação-Geral da Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal

Palestra:
"A Lei de Acesso a Informações e o impacto de sua aplicação nas atividades de gestão de documentos"
076 Prof. Jaime Antunes da Silva
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Presidente da Comissão de Coordenação do SIGA

14h50
Palestra:
"A responsabilidade dos integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal face ao disposto no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, e a Lei de Acesso a Informações: a capacitação, um caminho a ser seguido"
076 Srª. Maria Izabel de Oliveira
Coordenadora-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional e Coordenadora do SIGA

15h40
Debates

16h10
Intervalo para café

16h40
Palestra:
"Ministério da Justiça: diagnóstico de situação e a Lei de Acesso a Informações"
076 Sr. Djalma Mandu de Brito
Arquivista da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional

17h30
Debates


27 DE JUNHO DE 2012 (quarta-feira)

gif animado para audio   ÁUDIO 1   ÁUDIO 2   ÁUDIO 3   ÁUDIO 4   ÁUDIO 5

9h00
III SESSÃO PLENÁRIA
A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA EM DEBATE (III)
Instrumentais técnicos para facilitar o acesso a informações na Administração Pública Federal

Coordenação da mesa
Srª. Vera Lúcia Hess de Mello Lopes
Supervisora da Equipe de Gestão de Documentos da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional

Palestra:
"Revendo as normativas de protocolo da Administração Pública Federal: uma proposta para as Portarias nº 5, de 19 de dezembro de 2002, e nº 12, de 23 de novembro de 2009, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão"
076 Srª. Larissa Candida Costa
Arquivista da Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal

9h50
Palestra:
"Identificando as unidades protocolizadoras: revisão e aprimoramento da Portaria nº 3, de 16 de maio de 2003, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão"
076 Srª. Paola Rodrigues Bittencourt
Arquivista da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional

10h40
Intervalo para café

11h10
Debates

12h00 às 13h30
Intervalo para almoço

14h00
IV SESSÃO PLENÁRIA
A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA EM DEBATE (IV)
Governo e cidadão: a gestão de documentos digitais garantindo o acesso, uso e preservação das informações

Coordenação da mesa
Sr. Carlos Augusto Silva Ditadi
Especialista em gestão e preservação de documentos digitais da Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional / Membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos

Palestra:
"Integração de protocolos do Governo Federal facilitando o acesso a informações"
076 Srª. Janaína Chagas
Analista de Sistemas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
076 Sr. Thiago Augusto dos Santos Silva
Coordenador Substituto do Departamento de Governo Eletrônico da Secretaria de Logística e Tecnologia da informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão

14h50
Palestra:
"Arquivo Nacional Digital – AN Digital, recolher e dar acesso a informações digitais produzidas pela Administração Pública Federal"
076 Srª. Cláudia Carvalho Masset Lacombe Rocha
Especialista em gestão e preservação de documentos digitais do Arquivo Nacional / Presidente da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos

15h40
Debates

16h10
Intervalo para café

16h40
Palestra:
"Assentamento Funcional Digital: identificação e acesso a informações sensíveis ou naturalmente reservadas"
076 Sr. Carlos Augusto Silva
Coordenador-Geral de Gestão do Desenvolvimento e da Manutenção de Sistemas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão

17h30
Debates


28 DE JUNHO DE 2012 (quinta-feira)

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9h00
V SESSÃO PLENÁRIA
A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA EM DEBATE (V)
Quem está fazendo o quê na Administração Pública Federal em relação à Lei de Acesso a Informações?

Coordenação da mesa
Sr. Clóvis Felix Curado Júnior
Coordenador-Geral de Modernização e Administração do Ministério da Justiça

Palestra:
"O Ministério da Justiça e o Serviço de Informação ao Cidadão"
076 Sr. Marcus Vinícius Queiroz Barbosa
Coordenador de Documentação e Informação do Ministério da Justiça

9h50
Palestra:
"O Arquivo Nacional e o Serviço de Informação ao Cidadão"
076 Srª. Silvia Ninita de Moura Estevão
Gerente do Sistema de Informações do Arquivo Nacional

Pronunciamento do Sr. José Eduardo Martins Cardozo
Ministro de Estado da Justiça

10h40
Intervalo para café

11h10
Debates

12h00 às 13h30
Intervalo para almoço

14h00
VI SESSÃO PLENÁRIA
A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA EM DEBATE (VI)
A Lei de Acesso a Informações em vigor

Coordenação da mesa
Sr. Francisco Carvalheira Neto
Coordenador do Programa de Transparência Pública do Ministro da Justiça

Palestra:
"A Lei de Acesso a Informações: 30 dias depois de sua entrada em vigor"
076 Srª. Izabela Moreira Corrêa
Coordenadora-Geral de Promoção da Ética, Transparência e Integridade, na Controladoria-Geral da União

14h50
Debates

15h40
Intervalo para café

16h10
CERIMÔNIA DE ENCERRAMENTO

Coordenação da mesa
Sr. Jaime Antunes da Silva
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Presidente da Comissão de Coordenação do SIGA

Conferência:
"Acesso a Informações: Transparência e Dados Abertos"
076 Dr. Jorge Hage Sobrinho
Ministro de Estado Chefe da Controladoria-Geral da União

A Mesa contou também com a participação do
Sr. Fernando Tolentino de Sousa Vieira
Diretor-Geral da Imprensa Nacional

17h10
Debates

17h40
Leitura e votação das Moções e Recomendações do IV Seminário

Sr. Jaime Antunes da Silva - Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Presidente da Comissão de Coordenação do SIGA

Srª. Maria Izabel de Oliveira - Coordenadora-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, Diretora-Geral Substituta do Arquivo Nacional e Coordenadora do SIGA

Srª. Maria Esperança de Resende - Coordenadora-Geral da Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal e Suplente da Coordenadora do SIGA


Respostas para perguntas feitas durante o IV Seminário.
Os debates ocorridos ao final de cada palestra e de cada conferência tiveram notável participação do público presente, com diversas perguntas. Algumas delas entretanto, pela limitação do tempo, não puderam ser respondidas de imediato, ficando o compromisso de expor posteriormente as respostas neste sítio eletrônico do SIGA, o qual o faz a seguir.

Perguntas de Carla Fernandes e Oliveira, da SEPPIR.
Para a Srª Janaína Chagas:

Pergunta 1: Por que não ter um sistema como SICONV, SIAPE e SIAPEnet para protocolo de documentos e processos da administração pública federal, já que o NUP abrange ou abrangerá toda a esfera federal e é padronizado para todos?

Resposta: Um sistema único de protocolo seria o ideal, porém, o esforço exigido dos órgãos e entidades da APF seria bem maior para migrar seus sistemas e bases de dados por haver muitas diferenças, atualmente, entre as funcionalidades e características de cada sistema. Entendemos que o Protocolo Integrado é um 1º passo para a APF conseguir uma maior padronização relativa ao tema protocolo, até, quem sabe, evoluir para uma solução única, na qual muitos órgãos funcionam com realidades mais próximas, sendo viável um passo maior de unificação dos protocolos em um sistema único da APF.

Pergunta 2: Pelo que entendi do Protocolo Integrado, é acesso paralelo de cada órgão para o cidadão das informações; não poderia ter como exemplo o do judiciário, que dê acesso para o cidadão como do servidor/órgão de todos os processos?

Resposta: Como citamos antes, seria muito bom termos um sistema único, porém, pode não ser o momento da administração pública federal "dar este passo", conforme exposto na resposta anterior. O projeto Protocolo Integrado realmente terá parte das informações que já constam nas bases de dados dos órgãos e entidades, porém, estas informações estarão integradas e se complementarão, apresentando uma visão geral do trâmite do documento ou processo no Governo Federal, indicando os órgãos e entidades que receberam e realizaram despachos. Esta consulta, poderá ser realizada pelos cidadãos, pelos servidores públicos no exercício de suas atividades de trabalho e pelos parceiros.


Pergunta de Márcio Augusto, do INSS.
Para a Srª Claudia Lacombe:

Pergunta: "Sobre a digitalização de documentos, o que dizer da digitalização registrada em Cartório, tão proclamada por empresas privadas como solução para as massas de documentos acumulados?"

Resposta: A princípio, entendemos que para os documentos da administração pública, o servidor público pode executar a autenticação de documentos por ela recebidas ou produzidas, para fins específicos, como previsto no Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009, que “dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma em documentos produzidos no Brasil, institui a “Carta de Serviços ao Cidadão” e dá outras providências.”, em seu art. 10.  “A juntada de documento, quando decorrente de disposição legal, poderá ser feita por cópia autenticada, dispensada nova conferência com o documento original. § 1º  A autenticação poderá ser feita, mediante cotejo da cópia com o original, pelo próprio servidor a quem o documento deva ser apresentado”.
A digitalização registrada em cartório para documentos da administração pública, também não prescinde de seguir os regulamentos legais, especialmente no que tange a destinação e eliminação de documentos, como previsto na Lei nº 8.159/1991 – Lei de Arquivos, sobre a responsabilidade dos órgãos públicos na gestão documental e no decreto  nº  4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Para as organizações privadas, esse tipo de serviço, se executado, deve estar de acordo com normas demandas da administração pública no que se refere a a produção e manutenção de documentos específicos, como por exemplo aqueles referentes a ação da fiscalização tributária, trabalhista e vigilância sanitária, dentre outras.


Pergunta de Cláudia Drummond do Nascimento, do CMAR/MD.
Para a Srª Cláudia Lacombe.

Perguntas:
1 - "Quais serão as características de uma matriz de um documento convencional tornado digital?"

Resposta: O que se pergunta é qual o formato digital de um documento em outro formato.
O formato digital variará dependendo da natureza do original. Por exemplo: documentos gráficos planos, como folhas de papel podem estar em formato TIFF ou PNG. Importante é que a cópia digital tenha capacidade de representação do original, e que atenda as finalidade a que se destina. Outro ponto importante, é a utilização de metadados administrativos, descritivos e técnicos, além é claro dos procedimentos de segurança e preservação que garantam a sua integridade e acesso.

2 - "Está prevista a inserção de assinatura digital documento a documento ou em blocos?"

Resposta: Para o Assentamento Funcional Digital será utilizada uma sistemática de assinatura digital para  envio/transmissão por rede das imagens digitais para o banco de imagens da SRT do Ministério do Planejamento. Cada arquivo digital estará assinado pelo responsável do processo de digitalização na UPAG aonde os documentos originais estão sendo mantidos.


Pergunta de Edson Brandão Cruz, do MDIC.
Para a Srª Cláudia Lacombe.

Pergunta: "Qual a importância da certificação digital e da assinatura digital como parâmetro legal de autenticidade e validade de representantes digitais dos documentos não digitais?"

Resposta: Isso dependerá do ambiente de atividade e finalidade da digitalização de um documento. A assinatura digital é um recurso tecnológico, previsto na legislação brasileira, e que permite num processo de transação entre partes distinta a determinação de identificação naquele documento, de quem o assinou, bem como da conferencia de sua integridade, ou seja o que foi enviado e exatamente o que foi recebido por outrem.
De ordem prática, na questão da digitalização de documentos não digitais, isso significa, que quem digitalizou e assinou digitalmente, está assumindo a responsabilidade de afirmar que fez a cópia sobre um determinado original não-digital. No entanto, isso não isenta em caso de repúdio pela parte interessada  a necessidade de apresentação do original, por exemplo, quando isso é realizado por particular, como é estabelecido  no Código do Processo Civil, em seu art. 388. “Cessa a fé do documento particular quando: I - lhe for contestada a assinatura e enquanto não se Ihe comprovar a veracidade”.
No entanto, sem dúvida, quando estamos nos referindo a tramitação de documentos (envio e recepção) em formato digital, por meio de redes e sistemas informatizados a assinatura e certificação digital são componentes importantes para a formação de um ambiente de confiabilidade.


Pergunta de Maria da Graça, do MJ.
Para a Srª Cláudia Lacombe.

Pergunta: "Com a aprovação no Senado do Projeto de Lei 11/2007, restando apenas a Presidenta sancionar e regularizar a lei, já está sendo prevista a eliminação dos documentos de guarda intermediária, após a digitalização dos assentamentos funcionais?"

Resposta: O PL nº 11/2007 foi efetivamente transformado na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, mas foram vetados os artigos referentes a autorização da eliminação imediata dos documento originais após a digitalização nos termos da lei. Nesse sentido, caberá, ainda, a autoridade arquivística pública, em sua esfera de competência, autorizar a eliminação de documentos após o procedimento de digitalização ou microfilmagem (conforme a Lei nº 5.888/1968 e respectiva regulamentação). A instrumentalização dessa ação de eliminar documentos, por parte dos órgão publicos dependerá ainda da aprovação da específica tabela de destinação e eliminação de documentos do órgão ou entidade pública. 
Tendo em perspectiva que no caso dos servidores civis federais, a pasta funcional terá de ser mantida por até 100 anos em fase intermediária e que depois é que poderá ser eliminada, a substituição de originais, nessa fase, por cópias digitalizadas ou microfilmadas (e que por sua vez deverão ser também eliminadas definitivamente, após decorrido o citado período máximo de retenção) deve ser levada em consideração futura, nesse sentido entendemos que o Projeto da AFD deve amadurecer no sentido prático e aperfeiçoamento normativo, para se avaliar, com as devidas cautelas, os resultados e consequências do proposto processamento técnico de cerca de um milhão e meio de assentamentos funcionais.


Para obter informações sobre os Encontros Técnicos anteriores, acesse a seção Encontros Técnicos dos Integrantes do SIGA

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