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Portaria Normativa SRH/MP nº 3, de 18 de novembro de 2011 (revogada)

Publicado: Quarta, 23 de Março de 2016, 13h57 | Última atualização em Quarta, 18 de Maio de 2016, 15h14 | Acessos: 2142

Cria o Assentamento Funcional Digital - AFD e estabelece orientação aos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Publica Federal - SIPEC, quanto aos procedimentos relativos à organização, digitalização e armazenamento dos assentamentos funcionais.

O SECRETÁRIO DE RECURSOS HUMANOS DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO, no uso das atribuições que lhe confere o inciso I, do art. 35, do Anexo do Decreto nº 7.063, de 13 de janeiro de 2010, e considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, no Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009, no Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, no Decreto nº 4.915 de 12 de dezembro de 2003 e na Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, resolve:

Seção I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art.1º Esta Portaria Normativa tem o objetivo de criar o Assentamento Funcional Digital - AFD e orientar os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Pública Federal - SIPEC, quanto aos procedimentos relativos à organização, digitalização e armazenamento dos assentamentos funcionais dos seus servidores, empregados públicos, contratados temporariamente, nos termos da Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, residentes médicos e multiprofissionais, e estagiários. 

§1º O AFD visa agilizar o acesso à informação, subsidiar a tomada de decisão, resguardar os direitos e os deveres dos órgãos e entidades e de seus agentes, bem como definir os documentos necessários à composição do assentamento funcional físico e digital.

§2º O AFD é considerado documento arquivístico, e deverá, para todos os efeitos, serem observadas as orientações emanadas do Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal - SIGA.

§3º Os documentos que compõem o assentamento funcional físico, nos termos do Anexo desta Portaria Normativa, serão utilizados para a constituição do AFD e deverão ser tratados de acordo com as orientações emanadas pelo Arquivo Nacional.

Art. 2º Compete ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão disciplinar o processo de digitalização dos assentamentos funcionais, que deverá abranger todos os órgãos e entidades integrantes do SIPEC, conforme as Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, aprovadas pela Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010, do CONARQ.

Art. 3º O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão contratará empresas, nos termos da legislação vigente, para prestação de serviços de preparação e digitalização dos documentos constantes nos assentamentos funcionais, que estejam sob a guarda dos órgãos e entidades do SIPEC, até o encerramento definitivo da respectiva Ordem de Serviço.

Seção II

DA ORGANIZAÇÃO E DA PRESERVAÇÃO DOS ASSENTAMENTOS FUNCIONAIS FÍSICOS

Art.4º Os órgãos e entidades deverão estabelecer procedimentos de preservação dos documentos constantes dos assentamentos funcionais.

§1º Os assentamentos funcionais devem ser armazenados em locais que apresentem condições físicas e ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação constantes da Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ.

§2º Os assentamentos funcionais deverão estar adequadamente identificados e controlados, para que a localização e a devolução ao local de depósito sejam realizadas de forma ágil e sem riscos de danos ou extravios.

§3º Os documentos deverão ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação e a escolha destes observará o formato e as dimensões do suporte.

Art.5º Constarão dos assentamentos funcionais os documentos descritos no Anexo desta Portaria Normativa.

Parágrafo único. Os assentamentos funcionais criados anteriormente à vigência desta Portaria que possuírem documentos distintos dos arrolados no Anexo, serão submetidos aos prazos de guarda e destinação determinados pela Resolução nº 14, de 2001, do CONARQ.

Art.6º Os documentos relacionados como obrigatórios no Anexo desta Portaria, constantes nos assentamentos funcionais, serão classificados conforme a Resolução nº 14, de 2001, do CONARQ.

Seção III

DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DO ASSENTAMENTO FUNCIONAL DIGITAL

Art.7º Os serviços de preparação e digitalização dos documentos constantes nos assentamentos funcionais serão executados nos locais disponibilizados pelas unidades de recursos humanos dos órgãos e entidades integrantes do SIPEC.

Art. 8º O processo de implementação do AFD compreende as seguintes atividades:

I - Disponibilização de pastas funcionais;

II - Preparação dos documentos;

III - Digitalização dos documentos; e

IV - Fiscalização dos serviços.

§1º A disponibilização de pastas funcionais consiste nos procedimentos de Coleta, Recepção e Devolução de pastas envolvendo a unidade de recursos humanos e a contratada.

§2º A preparação dos documentos consiste nos procedimentos de Higienização, Recuperação, Organização e Classificação dos documentos bem como outras atividades que consistam na retirada de quaisquer outros elementos que prejudiquem o acesso do documento à digitalização, a ser realizada pela contratada.

§3º A digitalização de documentos consiste nos procedimentos de Captura de imagens, Registro de Índices Adicionais, Geração de Arquivos de Imagens, a ser realizada pela contratada.

§4º Os serviços de preparação e digitalização em relação ao legado de pastas funcionais e respectivos documentos existentes nas unidades de recursos humanos serão executados pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão por intermédio de empresa contratada para esse fim.

§5º A fiscalização consiste em garantir a qualidade dos serviços prestados, a segurança da informação e o perfeito cumprimento do Contrato.

Art. 9º Compete às unidades de recursos humanos disponibilizar às empresas contratadas, as dependências físicas reservadas e adequadas, dotadas de rede elétrica e lógica para a instalação de equipamentos, o acondicionamento dos documentos sob sua guarda, e a execução dos serviços.

Parágrafo único. A disponibilização de rede lógica observará os procedimentos referentes à segurança da informação do órgão ou entidade.

Art. 10. Compete às unidades de recursos humanos dos órgãos e entidades disponibilizar as pastas funcionais, emitindo relação de pastas (romaneio) no Sistema de Gestão de Serviços - SGS, à empresa contratada para os serviços.

Parágrafo Único. A disponibilização de pastas funcionais deverá ser precedida de numeração sequencial, a lápis, de todas as folhas contidas na pasta funcional, contemplando todos os volumes, devendo nesse momento, serem retiradas folhas em branco.

Art.11. As pastas funcionais disponibilizadas bem como o total de folhas de cada pasta deverão ser registradas no SGS, com referência ao CPF e à matrícula SIAPE, para posterior verificação no mesmo Sistema, quando da devolução dos romaneios tratados pelas empresas contratadas para a digitalização.

§1º O SGS gerará a Identificação Única do romaneio com a respectiva listagem das pastas funcionais que o compõem.

§2º O romaneio, com as respectivas pastas, será encaminhado à contratada que procederá o recebimento físico, e no SGS.

§3º Os critérios de disponibilização e de periodicidade de encaminhamento das pastas funcionais selecionadas para a empresa contratada, serão definidos pelos órgãos e entidades, de acordo com sua capacidade de preparação dos romaneios.

Art. 12. As pastas recebidas pela Contratada deverão ser tratadas segundo as atividades de preparação e digitalização dos documentos disciplinadas nesta Portaria Normativa.

Art. 13. A Contratada realizará as atividades de preparação e digitalização dos documentos constantes das pastas funcionais, os quais serão selecionados de acordo com o Anexo desta Portaria Normativa.

§1º Em caso de documentos idênticos duplicados, apenas um será considerado para digitalização, a duplicata será mantida na pasta funcional.

§2º Os documentos que forem retirados de sua ordem original para o processo de digitalização deverão ser repostos na mesma posição que se encontravam anteriormente nas pastas funcionais.

Art. 14. Os documentos constantes das pastas funcionais que não estiverem relacionados no Anexo desta Portaria Normativa serão mantidos nas pastas, observando-se as normas do CONARQ.

Parágrafo Único. Os documentos a que se refere o caput serão objeto de tratamento na etapa de manutenção pela unidade de recursos humanos, que providenciará sua obtenção, devendo ser digitalizado

e arquivado no AFD.

Art. 15. Ao final da realização de todos os processos pela Contratada, em cada romaneio, caberá aos servidores, formalmente designados pelas unidades de recursos humanos, as atividades de

fiscalização dos serviços prestados, com a utilização do SGS.

Parágrafo Único. A fiscalização de serviços será objeto de orientação em ato específico a ser expedido pela Secretaria de Recursos Humanos.

Seção IV

CARACTERÍSTICAS DO ASSENTAMENTO FUNCIONAL DIGITAL

Art. 16. O AFD possuirá, para acesso e disponibilização, o formato Portable Document Format - PDF/A, pesquisável, bitonal ou em tons de cinza para documentos em preto e branco, e colorido para documentos em cores, com resolução mínima de 300 dpi, escala 1x1, contemplando o reconhecimento de caracteres de texto nas imagens (OCR).

Art. 17. Serão gerados no processo de digitalização dos documentos selecionados, arquivos digitais master em formato PNG.

Art. 18. O AFD possuirá formato que possibilite agregar posteriormente outros documentos digitalizados nos termos da Seção V.

Art. 19. Os arquivos de acesso serão gerados a partir do arquivo digital master assinados eletronicamente com Certificação Digital ICP - Brasil.

Art. 20. O AFD será o meio preferencial de consulta ao histórico funcional a ser utilizado pelos órgãos e entidades e será armazenado somente no Repositório Central de Arquivos.

Seção V

DA MANUTENÇÃO DOS ARQUIVOS DO AFD

Art. 21. Compete às unidades de recursos humanos manter atualizado o AFD com a inserção de novos documentos em formato digital, assinados eletronicamente, e por meio de inclusão de dados em sistema informatizado disponibilizado para tal fim.

§1º A atividade de manutenção terá início paralelamente ao início dos serviços da contratada para cada pasta funcional inclusa no AFD, de forma que documentos produzidos nesse período possam ser incluídos no AFD evitando-se dessa forma o acúmulo de material a arquivar.

§2º As cópias digitais para inclusão no AFD deverão ser geradas, preferencialmente, a partir de documentos originais.

Art. 22. Para fins do atendimento do disposto no artigo anterior, os órgãos e entidades deverão possuir, ou adquirir equipamentos de digitalização compatíveis com a produção diária de documentos na unidade de recursos humanos, observadas as recomendações contidas na Resolução nº 31, de 2010, do CONARQ.

Art. 23. Para a manutenção do AFD os servidores e os empregados públicos das unidades de recursos humanos dos órgãos e entidades serão capacitados pela empresa contratada, acerca de todo o processo de trabalho.

Parágrafo Único. A capacitação será realizada no prazo de até 30 (trinta) dias contados do início dos serviços da contratada na unidade de recursos humanos, de forma que seja possível a manutenção das pastas incluídas no AFD, evitando-se o acúmulo de material a digitalizar.

Seção VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24. As unidades de recursos humanos que já tenham feito a digitalização dos documentos dos assentamentos funcionais deverão disponibilizar os arquivos digitais produzidos à Contratada para análise das imagens, registro de metadados e verificação se atendem aos requisitos mínimos necessários.

Parágrafo Único. As unidades de recursos humanos que tenham contrato de digitalização em andamento deverão adequar os procedimentos a este normativo, de forma que as imagens geradas possam ser aproveitadas no AFD, assim que encerrado o contrato.

Art. 25. Os casos omissos referentes à atuação dos órgãos e entidades quanto ao AFD serão dirimidos pelo Departamento de Administração de Sistemas de Informação de Recursos Humanos - DESIS/SRH.

Art. 26. Esta Portaria Normativa entra em vigor na data da sua publicação.

DUVANIER PAIVA FERREIRA


 

Publicado no DOU nº 223, seção 1, p. 68, de 22.11.2011

 

ASSENTAMENTO FUNCIONAL DIGITAL
[Anexo da Portaria Normativa MP nº 3, de 18 de novembro de 2011]

– Regime Jurídico Único -

FUNÇÃO:
1 Provisão da Força de Trabalho

PROCESSOS:
1.1 Ingresso do Servidor
1.1.1 Nomeação, posse, exercício
 Documento(s): Processo de admissão com os seguintes documentos obrigatórios: Portaria de nomeação Termo de posse. Procuração específica para posse. Documento de entrada em exercício. Atestado de capacidade física e mental. Declaração de idoneidade. Outros documentos exigidos em edital.
 Exemplos: Processo completo ou documentos elencados separadamente.

1.2 Registros Funcionais
 Documento(s): Ficha cadastral. Carteira de identidade. Cadastro de pessoa física – CPF. Título de Eleitor. Comprovante de votação/quitação eleitoral. Comprovante de quitação de serviço militar. Registro profissional (conselhos). Certidões de cartórios (nascimento, casamento, óbito, dependentes econômicos). Declaração de ausente. Certidão de morte presumida. Declaração de acumulação de cargos. Declaração de união estável.Comprovante de dados bancários (banco, agencia e conta corrente). Comprovante de escolaridade. Declaração de imposto de renda. PIS ou PASEP. Termo de compromisso de uso de senhas. Declaração de bens e valores. Comprovante de residência¹. Contrato de trabalho. Declaração de acumulação de emprego público. Declaração de empregador público constando local, dias e horários de trabalho. Declaração de não acumulação de emprego público. Declaração de exoneração de emprego público. Protocolo de solicitação de exoneração de emprego público – Lei nº 8.112/90. Declaração Homoafetiva. Declaração de não acumulação de emprego público. Licença de acompanhamento por motivo de doença em pessoa da família. Ficha financeira. Portaria de autorização para casamento com estrangeiro (SEB). Atos de elogio². Portaria de credencial de segurança (SEB). Ato concessório de Agrémet (SEB). Autorização de exequatur.
Exemplos: ¹Comprovação de Residência: Declaração de próprio punho (Decreto nº 83.936, de 6 de setembro de 1979). Boletos de cobrança de serviços. Contas de água, energia, gás, telefone. Contrato de Locação. ²Ofícios, memorandos, telegramas, notas.

FUNÇÃO:
2 Desenvolvimento de pessoas/competências (Decreto nº 5.707, de 23 de fevereiro de 2006)

PROCESSOS:
2.1 Treinamento e aperfeiçoamento
 Documento(s): Diplomas. Certificados de conclusão. Portarias participação de grupos de estudos. Declarações de instituições de ensino.
Exemplos: Mestrado, doutorado, pós-doutorado, especialização e estágios (promovidos pela instituição e por outras instituições). Cursos presenciais e à distância (promovidos pela instituição e por outras instituições no Brasil e no Exterior). Aprendizagem em serviço, oficinas de trabalho e estudo. Grupos formais de estudo. Intercâmbios. Missões e visitas técnicas. Seminários e congressos.

FUNÇÃO:
3 Compensação de R.H.


PROCESSOS:
3.1 Adicionais
3.1.1 Atividades Penosas
 Documento(s): Portaria de localização ou Portaria de lotação. Portaria de concessão.

3.1.2 Insalubridade
 Documento(s): Portaria de localização ou Portaria de lotação. Portaria de concessão. Laudo pericial.

3.1.3 Periculosidade
 Documento(s): Ato de concessão. Laudo pericial. Portaria de localização. Portaria de lotação.

3.1.4 Raio X ou Substância Radioativas
 Documento(s): Portaria de concessão. Laudo técnico de atividade profissional.

3.1.5 Irradiação Ionizantes
 Documento(s): Portaria de concessão. Laudo técnico de atividade profissional.

3.1.6 Tempo de Serviço – Anuênio; Biênio/Bienal; Quinquenio
 Documento(s): Ato concessório de ATS.
 Exemplos: Portaria. Boletim de publicação. Despacho concessório.

3.2 Obrigações Judiciais
3.2.1 Cumprimento de Decisões Judiciais
 Documento(s): Mandado de intimação. Notificações. Citação. Lista de beneficiários. Cópia das decisões, sentenças e acórdãos. Cópia do parecer do orgão jurídico. Cópia da certidão de trânsito em julgado.


FUNÇÃO:
4 Avaliação de Desempenho

PROCESSOS:
4.1 Estágio Probatório
 Documento(s): Portaria de exoneração. Portaria de homologação.

4.2 Promoção e Progressão Funcional
 Documento(s): Portaria de concessão.

4.3 Gratificações
4.3.1 Gratificações de Desempenho
 Documento(s): Formulário de avaliação. Ato de concessão.

4.3.2 Gratificações de Titulação
 Documento(s): Portaria de concessão de Titulação e/ou Processo de Titulação.

4.3.3 Gratificações de Qualificação
 Documento(s): Portaria de concessão de gratificação de qualificação.


FUNÇÃO:
5 Evolução Funcional

PROCESSOS:
5.1 Cargo Público
5.1.2 Disponibilidade
 Documento(s): Portaria de disponibilidade.

5.1.3 Aproveitamento
 Documento(s): Portaria de aproveitamento.

5.1.4 Jornada de trabalho reduzida com Remuneração proporcional
 Documento(s): Portaria de jornada de trabalho.

5.1.5 Alteração de Regime de Trabalho
 Documento(s): Portaria de regime de trabalho.

5.1.6 Readaptação Portaria de readaptação
 Documento(s): Atestados de capacidade.

5.1.7 Recondução
 Documento(s): Portaria de recondução.

5.1.8 Reversão de Aposentadoria
 Documento(s): Portaria de reversão de aposentadoria.

5.1.9 Reintegração
 Documento(s): Portaria de reintegração.

5.2 Controle de Frequência
5.2.1 Horário especial de servidor portador de deficiência
 Documento(s): Portaria de autorização de horário especial, laudo pericial.

5.2.2 Horário especial ao servidor estudante
 Documento(s): Portaria de autorização de horário especial.

5.3 Movimentação de Pessoal
5.3.1 Exercício provisório
 Documento(s): Portaria de exercício provisório.

5.3.2 Exercício de carreira descentralizada
 Documento(s): Portaria de cessão Portaria de alteração de exercício.

5.3.3 Lotação e exercício
 Documento(s): Portaria de lotação. Memorando colocando servidor à disposição.

5.3.4 Remoção
 Documento(s): Portaria de remoção. Laudo pericial se for por motivo de doença.

5.3.5 Cessão
 Documento(s): Portaria de cessão. Ofício de apresentação de cedido. Ofício de retorno de cedido.

5.3.6 Requisição
 Documento(s): Portaria de requisição. Ofício de apresentação de requisitado. Ofício de retorno de requisitado.

5.3.7 Transferência de Diplomata
 Documento(s): Portaria de transferência (SEB). Decreto de transferência (SEB).

5.4 Licença e Afastamentos
5.4.1 Afastamento para Estudos ou Missão no Exterior
 Documento(s): Portaria de autorização do afastamento.

5.4.2 Afastamento para exercício de mandato eletivo
 Documento(s): Portaria de autorização de afastamento. Diploma de elegibilidade.

5.4.3 Afastamento para participação em programas de pós-graduação
 Documento(s): Portaria de autorização do afastamento.

5.4.4 Afastamento preventivo em processo administrativo disciplinar
 Documento(s): Portaria de afastamento preventivo.

5.4.5 Licença para Atividade Política
 Documento(s): Portaria de licença para atividade política.

5.4.6 Licença à gestante
 Documento(s): Atestado médico. Certidão de nascimento de filho. Certidão de natimorto. Laudo médico.

5.4.7 Licença à adotante
 Documento(s): Ato concessório da licença adotante.

5.4.8 Licença Incentivada sem Remuneração
 Documento(s): Ato concessório da licença insentivada.
 Exemplos: Portaria. Boletim de publicação. Despacho concessório.

5.4.9 Licença para Capacitação
 Documento(s): Portaria de concessão de licença para capacitação.

5.4.10 Licença para desempenho de mandato classista
 Documento(s): Portaria de concessão de licença para exercer mandato classista.

5.4.11 Licença para o Serviço Militar
 Documento(s): Portaria de licença para serviço militar.

5.4.12 Licença para tratar interesse particular
 Documento(s): Portaria de concessão de licença sem vencimentos. Portaria de prorrogação de licença sem vencimentos. Portaria de interrupção de licença sem vencimentos.

5.4.13 Licença paternidade
 Documento(s): Certidão de nascimento de filho. Ato administrativo.

5.4.14 Licença por Acidente em Serviço
 Documento(s): Comunicação de acidente em serviço – CAS. Laudo pericial.

5.4.15 Licença por motivo de doença em pessoa da família
 Documento(s): Ato de concessão.

5.4.16 Licença Prêmio
 Documento(s): Ato de concessão de licença prêmio.
 Exemplos: Portaria, memorando.

5.4.17 Licença para Tratamento de Saúde
 Documento(s): Atestado médico ou odontológico. Laudo pericial.

5.4.18 Licença por afastamento do cônjuge / companheiro
 Documento(s): Portaria de concessão de licença. Portaria de término da licença.

5.4.19 Licença Extraordinária
 Documento(s): Portaria de concessão de licença.

5.4.20 Afastamento para CAE
 Documento(s): Portaria de autorização.

5.5 Cargo em comissão, função gratificada, consulado e vice-consulado

5.5.1 Nomeação, posse, exercício e exoneração
Documento(s): Portaria de nomeação para exercício de CC. Portaria de designação para exercício de FG. Termo de posse em CC. Documento de entrada em exercício no CC ou FG. Portaria de exoneração do CC. Portaria de dispensa da FG. Portaria de concessão de título (SEB). Portaria de dispensa de título (SEB). Decreto de nomeação.

5.5.2 Designação e dispensa de substituto eventual
 Documento(s): Portaria de designação de substituto.

5.5.3 Concessão, revisão e correlação de quintos, décimos e vantagem pessoal
 Documento(s): Ato concessório da vantagem pessoal.
 Exemplos: Despacho, portaria, ofício, memorando.

5.6 Regime Disciplinar
 Documento(s): Despacho. Portaria.
5.6.1 Processo Administrativo Disciplinar
 Documento(s): Ato conclusivo do PAD.

5.6.2 Processo de Sindicância
 Documento(s): Ato conclusivo da sindicância. Despacho, portaria.

5.7 Vacância de Cargo
5.7.1 Exoneração
 Documento(s): Portaria de exoneração.

5.7.2 Demissão
 Documento(s): Portaria de demissão.

5.7.3 Aposentadoria
 Documento(s): Portaria de aposentadoria. Processo completo.

5.7.4 Posse em outro cargo inacumulável
 Documento(s): Portaria de vacância.

5.7.5 Falecimento
 Documento(s): Certidão de óbito.

FUNÇÃO:
6 Seguridade Social

PROCESSOS:
6.1 Saúde Ocupacional
6.1.1 Exames de investidura/admissional
 Documento(s): Conclusão da avaliação de aptidão física e mental.

6.1.2 Exames Periódicos
 Documento(s): ASO. Termo de recusa.

6.1.3 Licenças médica até 5 dias
 Documento(s): Atestado médico.

6.1.4 Recepção de atestados médicos e odontológico
 Documento(s): Atestado médico ou odontológico.

6.1.5 Junta Médica Oficial
 Documento(s): Laudo médico ou odontológico. Parecer. Processo.

6.1.6 Perícia Oficial em Saúde
 Documento(s): Laudo médico ou odontológico. Parecer. Processo.

6.2 Aposentadoria
6.2.1 Concessão, alteração, revisão ou cancelamento
Documento(s): Processo de concessão de aposentadoria. Processo de alteração de aposentadoria. Processo de revisão de aposentadoria. Processo de cancelamento de aposentadoria.

6.2.2 Concessão de Abono de Permanência
 Documento(s): Portaria de abono de permanência.

6.2.3 Averbação de tempo de serviço
 Documento(s): Certidão de tempo de serviço/contribuição.

6.3 Pensão Civil
6.3.1 Concessão, alteração, revisão ou cancelamento
Documento(s): Processo de concessão de pensão civil. Processo de alteração de pensão civil. Processo de revisão de pensão civil. Processo de cancelamento de pensão civil.

6.3.2 Pensão civil judicial
 Documento(s): Processo de concessão de pensão judicial.

6.3.3 Pensão especial – graciosa
 Documento(s): Processo de concessão de pensão graciosa.

6.3.4 Pensão especial – indenizatória
 Documento(s): Processo de concessão de pensão indenizatória.

6.4 Benefício da Seguridade Social
6.4.1 Auxílio-Reclusão
 Documento(s): Ato concessório de auxílio reclusão.


Assentamento Funcional Digital
– Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) -


FUNÇÃO:
1 Provisão da Força de Trabalho

PROCESSOS:
1.1 Admissão do Emprego
1.1.1 Contratação
Documento(s): Contrato de trabalho. Atestado de capacidade física e mental ASO. Outros documentos exigidos em edital.

1.1.2 Registros Funcionais
Documento(s): Carteira de trabalho. Ficha cadastral. Carteira de identidade. Cadastro de pessoa física – CPF. Título de Eleitor. Comprovante de votação/quitação eleitoral. Comprovante de quitação de serviço militar. Registro profissional (conselhos). Autorização para acesso à DIR. Certidões de cartórios (nascimento, casamento, óbito, dependentes econômicos). Declaração de ausencia. Declaração de morte presumida. Declaração de acumulação ou não de cargos, empregos e função pública. Declaração de união estável. Comprovante de dados bancários (banco, agencia e conta corrente). Comprovante de escolaridade PIS ou PASEP. Termo de compromisso de uso de senhas. Comprovante de residência¹. Declaração de empregador público constando local, dias e horários de trabalho. Comprovante de recisão de contrato de trabalho. Protocolo de solicitação de exoneração de cargo público (Lei nº 8.112, de 11 de desezmbro de 1990). Declaração homoafetiva. Cartão de vacinação (Dependentes).
Exemplos: Comprovação de Residência: Declaração de próprio punho (Decreto nº 83.936, de 6 de setembro de 1979). Boletos de cobrança de serviços. Contas de água, energia, gás, telefone. Contrato de Locação.


FUNÇÃO:
2 Desenvolvimento de pessoas / competências

PROCESSOS:
2.1 Treinamento e aperfeiçoamento
Documento(s): Diplomas. Certificados. Declarações.
Exemplos: Mestrado; doutorado, pós-doutorado, especialização e estágios (promovidos pela instituição e por outras instituições). Cursos presenciais e à distância (promovidos pela instituição e por outras instituições no Brasil e no Exterior). Aprendizagem em serviço, oficinas de trabalho e estudo. Grupos formais de estudo. Intercâmbios. Missões e visitas técnicas. Seminários e congressos.


FUNÇÃO:
3 Compensação de R.H.

PROCESSOS:
3.1 Adicionais
3.1.1 Atividades Penosas
Documento(s): Portaria de localização ou Portaria de lotação. Portaria de concessão.

3.1.2 Insalubridade
Documento(s): Portaria de localização ou Portaria de lotação. Portaria de concessão. Laudo pericial.

3.1.3 Periculosidade
Documento(s): Ato de concessão. Laudo pericial. Portaria de localização. Portaria de lotação.

3.1.4 Raio X ou Substancia Radioativas
Documento(s): Portaria de concessão. Laudo técnico de atividade profissional.

3.1.5 Irradiação Ionizantes
Documento(s): Portaria de concessão. Laudo técnico de atividade profissional.

3.1.6 Tempo de Serviço – Anuênio
Documento(s): Anotação na carteira de trabalho.

3.2 Obrigações judiciais
3.2.1 Cumprimento de Decisões Judiciais
Documento(s): Mandado de intimação. Notificações. Citação. Lista de beneficiários. Cópia das decisões, sentenças e acórdãos. Cópia do parecer do orgão jurídico. Cópia da certidão de trânsito em julgado.

3.3 Adicional para portador de neoplasia maligna
Documento(s): Laudo médico pericial.


FUNÇÃO:
4 Avaliação de Desempenho

PROCESSOS:
4.1 Período de experiência
 Documento(s): Fichas de avaliação

4.2 Promoção / Ascensão
 Documento(s): Cópia da anotação na carteira.

4.3 Gratificações
4.3.1 Gratificações de Desempenho

4.3.2 Gratificações de Titulação
 Documento(s): Diploma.

4.3.3 Gratificações de Qualificação
 Documento(s): Processo de qualificação.


FUNÇÃO:
5 Evolução Funcional

PROCESSOS:
5.1 Emprego público
5.1.1 Alteração de Jornada de trabalho
 Documento(s): Aditivo do contrato de trabalho.
 Exemplos: Aumento ou redução de jornada com efeito financeiro.

5.1.2 Readaptação
 Documento(s): Ato de concessão da readaptação.
 Exemplos: Processo ou portaria.

5.1.3 Cancelamento de Aposentadoria Previdenciária
Documento(s): Documento do INSS comunicando o cancelamento da aposentadoria.
5.1.4 Reintegração
 Documento(s): Dossiê da decisão judicial.

5.2 Controle de Frequência
5.2.1 Horário especial de empregado portador de deficiência
 Documento(s): Laudo médico.

5.2.2 Horário especial ao empregado estudante
 Documento(s): Documento(s): Declaração da Instituição de Ensino.
5.3 Movimentação de Pessoal

5.3.1 Lotação e exercício
 Documento(s): Ato de lotação.
 Exemplos: Portaria. Comunicação Interna.

5.3.2 Cessão
Documento(s): Portaria de cessão. Ofício de apresentação. Ofício de retorno.

5.3.3 Requisição
Documento(s): Portaria de requisição. Ofício de apresentação. Ofício de retorno.

5.4 Licença e Afastamentos
5.4.1 Afastamento para Estudos ou Missão no Exterior
 Documento(s): Portaria de autorização do afastamento.

5.4.2 Afastamento para exercício de mandato eletivo
 Documento(s): Ato de concessão do mandato eletivo.
 Exemplos: Portaria. Parecer. Despacho.

5.4.3 Afastamento para participação em programas de pós-graduação
Documento(s): Ato de concessão do afastamento para pós-graduação.
 Exemplos: Portaria. Parecer. Despacho.

5.4.4 Afastamento para apuração de falta grave
Documento(s): Comprovante da Suspensão do contrato de trabalho. Ofício de retorno.

5.4.5 Licença para Atividade Política
Documento(s): Ato de concessão do afastamento para atividade política.
Exemplos: Portaria. Parecer. Despacho.

5.4.6 Licença à gestante
Documento(s): Atestado médico. Certidão de nascimento de filho. Certidão de natimorto.

5.4.7 Licença à adotante
Documento(s): Ato administrativo concessório da licença adotante. Termo de guarda judicial.

5.4.8 Licença Incentivada sem Remuneração
 Documento(s): Portaria autorizando licença incentivada.

5.4.9 Licença para desempenho de mandato classista
 Documento(s): Ata de nomeação e posse para mandato classista.

5.4.10 Licença para o Serviço Militar
Documento(s): Ato de concessão do afastamento para serviço militar.
Exemplos: Portaria. Parecer. Despacho. Anotação de carteira profissional.

5.4.11 Licença para tratar interesse particular
Documento(s): Ato de concessão do afastamento.
Exemplos: Portaria. Parecer. Despacho. Anotação de carteira profissional.

5.4.12 Licença paternidade
 Documento(s): Certidão de nascimento.

5.4.13 Licença por Acidente em Trabalho
 Documento(s): Laudo médico.

5.4.14 Licença Prêmio
 Documento(s): Fomulário.

5.5 Cargo em comissão, função gratificada
5.5.1 Nomeação, posse, exercício e exoneração
Documento(s): Portaria de nomeação em CC. Portaria de designação de FG. Termo de posse e exercício. Portaria de exoneração em CC. Portaria de dispensa de FG.

5.5.2 Designação e dispensa de substituto eventual
Documento(s): Portaria de designação de substituto. Portaria de dispensa de substituto.

5.6 Regime Disciplinar
5.6.1 Processo Administrativo Disciplinar
 Documento(s): Ato de conclusão da apuração.
 Exemplos: Parecer, despacho.

5.6.2 Processo de Sindicância
 Documento(s): Ato de conclusão da apuração.
 Exemplos: Parecer, despacho.

5.7 Vacância de Cargo
5.7.1 Exoneração
 Documento(s): Portaria de exoneração.

5.7.2 Demissão
 Documento(s): Rescisão contratual.

5.7.3 Aposentadoria Previdenciária por Invalidez
 Documento(s): Compravante da suspensão do contrato de trabalho.

5.7.4 Aposentadoria Voluntária Carta de concessão do INSS

5.7.5 Falecimento
 Documento(s): Rescisão contratual. Certidão de óbito.


FUNÇÃO:
6 Seguridade Social

PROCESSOS:
6.1 Saúde Ocupacional
6.1.1 Exames admissionais
 Documento(s): ASO.

6.1.2 Exames Demissional
 Documento(s): ASO.

6.1.3 Exames Periódicos
 Documento(s): ASO.

6.1.4 Auxílio-Reclusão
 Documento(s): Ato concessório do auxílio reclusão.

Assentamento Funcional Digital
– Contrato Temporário -

FUNÇÃO:
1 Provisão da Força de Trabalho

PROCESSOS:
1.1 Ingresso do Contratado Temporáriamente
1.1.1 Contratação
Documento(s): Processo de admissão com os seguintes documentos obrigatórios: Contrato e Termos Aditivos. Documento de entrada em exercício. Atestado de capacidade física e mental. Declaração de idoneidade.Outros documentos exigidos em edital.

1.1.2 Registros Funcionais
Documento(s): Ficha cadastral. Carteira de identidade. Cadastro de pessoa física – CPF. Título de Eleitor. Comprovante de votação/quitação eleitoral. Comprovante de quitação de serviço militar. Registro profissional (conselhos). Autorização para acesso à DIR. Certidões de cartórios (nascimento, casamento, óbito, dependentes econômicos). Declaração de ausente. Certidão de morte presumida. Declaração de acumulação de cargos. Declaração de união estável. Comprovante de dados bancários (banco, agencia e conta corrente). Comprovante de escolaridade. PIS ou PASEP. Termo de compromisso de uso de senhas. Comprovante de residência¹. Declaração de acumulação de cargo,emprego público ou função. Declaração de empregador público constando local, dias e horários de trabalho. Declaração de exoneração de cargo, emprego público ou função Protocolo de solicitação de exoneração/dispensa de cargo ou emprego público. Declaração Homoafetiva.
Exemplos: Comprovação de Residência: Declaração de próprio punho (Decreto nº 83.936, de 6 de setembro de 1979). Boletos de cobrança de serviços. Contas de água, energia, gás, telefone. Contrato de Locação.

FUNÇÃO:
2 desenvolvimento de pessoas / competências

PROCESSOS:
2.1 Treinamento e aperfeiçoamento
Documento(s): Certificados de participação.
Exemplos: Aprendizagem em serviço, oficinas de trabalho e estudo. Grupos formais de estudo. Intercâmbios. Missões e visitas técnicas. Seminários e congressos.


FUNÇÃO:
3 Compensação de R.H.

PROCESSOS:
3.1 Adicionais
3.1.1 Atividades Penosas
Documento(s): Portaria de localização ou Portaria de lotação Portaria de concessão

3.1.2 Insalubridade Portaria de localização ou Portaria de lotação Portaria de concessão Laudo pericial

3.1.3 Periculosidade Portaria de concessão de periculosidade
Documento(s): Laudo pericial. Portaria de localização. Portaria de lotação.

3.1.4 Raio X ou Substancia Radioativas
Documento(s): Portaria de concessão. Laudo técnico de atividade profissional.

3.1.5 Irradiação Ionizantes Portaria de concessão
 Documento(s): Laudo técnico de atividade profissional.

3.2 Benefícios

3.2.1 Assitência pré-escolar Requerimento

3.2.2 Auxílio transporte Requerimento

3.3 Obrigações judiciais
3.3.1 Cumprimento de Decisões Judiciais
Documento(s): Mandado de intimação. Notificações. Citação. Lista de beneficiários. Cópia das decisões, sentenças e acórdãos. Cópia do parecer do orgão jurídico. Cópia da certidão de trânsito em julgado.


FUNÇÃO:
4 Evolução Funcional

PROCESSOS:
4.1 Contrato Temporário da União
4.2 Controle de Frequência
4.3 Movimentação de Pessoal

4.3.1 Lotação e exercício
 Documento(s): Memorando.
4.4 Licença e Afastamentos

4.4.1 Licença maternidade atestado médico;
Documento(s): Certidão de nascimento de filho. Certidão de natimorto.

4.4.2 Licença à adotante Ato concessório
4.4.3 Licença paternidade Certidão de nascimento de filho

4.4.4 Licença por Acidente em Serviço
 Documento(s): Comunicação de acidente em trabalho.

4.4.5 Licença para Tratamento de Saúde
Documento(s): Atestado médico, ou carta de concessão do benefício – INSS.

4.5 Regime Disciplinar

4.5.1 Processo de Sindicância
 Documento(s): Ato de imposição da penalidade.

4.6 Extinção de Contrato Temporário

4.6.1 Rescisão
 Documento(s): Ato de Rescisão contratual. Portaria.

4.6.2 Extinção do Contrato Temporário
 Documento(s): Portaria de extinção de contrato.


FUNÇÃO:
5.Seguridade Social

PROCESSOS:
5.1 Saúde Ocupacional
5.1.1 Exames admissionais
 Documento(s): Conclusão do exame pericial.

5.1.2 Exames Periódicos
 Documento(s): Conclusão do exame. Termo de recusa.

5.1.3 Homologação de licenças médicas
 Documento(s): Memorando ou ofício da unidade pericial.

5.1.4 Perícia Oficial em Saúde
 Documento(s): Conclusão de exame pericial. Parecer. Processo.

Assentamento Funcional Digital
– Sem Vínculo -

FUNÇÃO:
1 Provisão da Força de Trabalho

PROCESSOS:
1.1 Ingresso do Servidor
1.1.1 Registros Funcionais
Documento(s): Ficha cadastral. Carteira de identidade. Cadastro de pessoa física – CPF. Título de Eleitor. Comprovante de votação/quitação eleitoral. Comprovante de quitação de serviço militar. Certidões de cartórios (nascimento, casamento, óbito, dependentes econômicos). Declaração de ausente. Certidão de morte presumida. Declaração de acumulação de cargos. Declaração de união estável/união homoafetiva. Comprovante de dados bancários (banco, agencia e conta corrente). Comprovante de escolaridade. Autorização para acesso à DIR. PIS ou PASEP. Termo de compromisso de uso de senhas. Comprovante de residência¹. Declaração de acumulação de emprego público. Declaração de empregador público constando local, dias e horários de trabalho. Declaração de não acumulação de emprego público. Declaração de exoneração de emprego público. Protocolo de solicitação de exoneração de emprego público – lei 8.112/90. Relação de parentesco (Decreto nº 7203, de junho de 2010).
Exemplos: Comprovação de Residência: Declaração de próprio punho (Decreto nº 83.936, de 6 de setembro de 1979). Boletos de cobrança de serviços. Contas de água, energia, gás, telefone. Contrato de Locação.


FUNÇÃO:
2 Desenvolvimento de pessoas / competências

PROCESSOS:
2.1 Treinamento e aperfeiçoamento
Documento(s): Diplomas. Certificados. Portaria de grupo formal de estudo. Declarações.
Exemplos: Mestrado; doutorado; pós-doutorado, especialização e estágios (promovidos pela instituição e por outras instituições). Cursos presenciais e à distância (promovidos pela instituição e por outras instituições no Brasil e no Exterior). Aprendizagem em serviço, oficinas de trabalho e estudo. Grupos formais de estudo. Intercâmbios. Missões e visitas técnicas. Seminários e congressos.

FUNÇÃO:
3 Compensação de R.H.

PROCESSOS:
3.1 Adicionais
3.1.1 Atividades Penosas
Documento(s): Portaria de localização ou Portaria de lotação. Portaria de concessão.

3.1.2 Insalubridade
Documento(s): Portaria de localização ou Portaria de lotação. Portaria de concessão. Laudo pericial.

3.1.3 Periculosidade
Documento(s): Ato de concessão. Laudo pericia. Portaria de localização. Portaria de lotação.

3.1.4 Raio X ou Substancia Radioativas
Documento(s): Portaria de concessão. Laudo técnico de atividade profissional.

3.1.5 Irradiação Ionizantes
Documento(s): Portaria de concessão. Laudo técnico de atividade profissional.

3.2 Obrigações judiciais

3.2.1 Cumprimento de Decisões Judiciais
Documento(s): Mandado de intimação. Notificações. Citação. Lista de beneficiários. Cópia das decisões, sentenças e acórdãos. Cópia do parecer do orgão jurídico. Cópia da certidão de trânsito em julgado.

FUNÇÃO:
4 Evolução Funcional

PROCESSOS:
4.1 Movimentação de Pessoal
4.1.1 Lotação e exercício
 Documento(s): Memorando.

4.2 Licença e Afastamentos
4.2.1 Afastamento para Estudos ou Missão no Exterior
 Documento(s): Portaria de autorização do afastamento.

4.2.2 Afastamento para participação em programas de pós-graduação
 Documento(s): Portaria de autorização do afastamento.

4.2.3 Afastamento preventivo em processo administrativo disciplinar
 Documento(s): Portaria de afastamento.

4.2.4 Licença à maternidade atestado médico;
Documento(s): Certidão de nascimento de filho. Certidão de natimorto. Carta de concessão do benefício do INSS.

4.2.5 Licença paternidade
Documento(s): Certidão de nascimento de filho. Ato administrativo. Carta de concessão do benefício.

4.2.6 Licença por Acidente Trabalho
Documento(s): Comunicação de acidente em trabalho. Carta de concessão do benefício do INSS.

4.2.7 Licença por motivo de doença em pessoa da família
 Documento(s): Ato de concessão.

4.2.8 Licença para Tratamento de Saúde
Documento(s): Atestado médico. Pericia. Carta de concessão do auxílio doença do INSS.

4.3 Cargo em comissão, função gratificada
4.3.1 Nomeação, posse, exercício e exoneração
Documento(s): Portarias de nomeação CC. Portarias de designação FG. Decreto de nomeação CC. Termo de posse em CC. Documento de entrada em exercício.

4.3.2 Designação e dispensa de substituto eventual
 Documento(s): Portarias designação de substituto.

4.4 Regime Disciplinar
4.4.1 Processo Administrativo Disciplinar
 Documento(s): Ato de imposição da penalidade.

4.4.2 Processo de Sindicância
 Documento(s): Ato de imposição da penalidade.

4.5 Vacância de Cargo
4.5.1 Exoneração/Dispensa
 Documento(s): Portaria de exoneração CC. Portaria de dispensa FG.

4.5.2 Destituição
 Documento(s): Portaria de destituição CC.

4.5.3 Falecimento
 Documento(s): Portaria de vacância CC.


FUNÇÃO:
5 Seguridade Social

PROCESSOS:
5.1 Saúde Ocupacional
5.1.1 Exames admissionais
 Documento(s): Conclusão do exame pericial.

5.1.2 Exames Periódicos
 Documento(s): Conclusão do exame. Termo de recusa.

5.1.3 Licenças médica até 15 dias
 Documento(s): Atestado médico.

5.1.4 Homologação de licenças médicas
 Documento(s): Memorando ou ofício da unidade pericial.

5.1.5 Junta Médica Oficial
 Documento(s): Conclusão de exame pericial. Parecer. Processo.

5.1.6 Perícia Oficial em Saúde
 Documento(s): Conclusão de exame pericial. Parecer. Processo.

Assentamento Funcional Digital
- Residência Médica -

FUNÇÃO:
1 Provisão da Força de Trabalho

PROCESSOS:
1.1 Ingresso do Residente
1.1.1 Contratação
Documento(s): Processo de admissão com os seguintes documentos obrigatórios: Contrato e Termos Aditivos. Documento de entrada em exercício. Atestado de capacidade física e mental. Outros documentos exigidos em edital.

1.1.2 Registros Funcionais
Documento(s): Ficha cadastral. Carteira de identidade. Cadastro de pessoa física – CPF. Título de Eleitor. Comprovante de votação/quitação eleitoral. Comprovante de quitação de serviço militar. Registro profissional (conselhos). Autorização para acesso à DIR. Certidões de cartórios (nascimento, casamento, óbito, dependentes econômicos). Declaração de ausente. Certidão de morte presumida. Declaração de união estável, Declaração Homoafetiva. Comprovante de dados bancários (banco, agência e conta corrente). Comprovante de escolaridade. PIS ou PASEP. Termo de compromisso de uso de senhas. Comprovante de residência¹. Declaração de acumulação de cargo, emprego público ou função. Declaração de empregador público constando local, dias e horários de trabalho. Declaração de exoneração de cargo, emprego público ou função. Protocolo de solicitação de exoneração/dispensa de cargo ou emprego público. Segunda via do certificado de conclusão do programa de residência.
Exemplos: Comprovação de Residência: Declaração de próprio punho (Decreto nº 83.936, de 6 de setembro de 1979). Boletos de cobrança de serviços. Contas de água, energia, gás, telefone. Contrato de Locação.

FUNÇÃO:
2 Compensação de R.H.

PROCESSOS:
2.1 Obrigações judiciais
2.1.1 Cumprimento de Decisões Judiciais
Documento(s): Mandado de intimação. Notificações. Citação. Lista de beneficiários. Cópia das decisões, sentenças e acórdãos. Cópia do parecer do orgão jurídico. Cópia da certidão de trânsito em julgado.


FUNÇÃO:
3 Evolução Funcional

PROCESSOS:
3.1 Movimentação de Pessoal
3.1.1 Lotação e exercício
 Documento(s): Memorando.

3.2 Licença e Afastamentos
3.2.1 Licença maternidade
Documento(s): Atestado médico. Certidão de nascimento de filho. Certidão de natimorto.

3.2.2 Licença à adotante
 Documento(s): Certidão de adoção.

3.2.3 Licença paternidade
 Documento(s): Certidão de nascimento de filho.

3.2.4 Licença por Acidente em trabalho
 Documento(s): Comunicação de acidente em trabalho.

3.2.5 Licença para serviço militar Oficio de convocação
3.2.6 Licença para Tratamento de Saúde
Documento(s): Atestado médico, ou carta de concessão do benefício – INSS.

3.3 Regime Disciplinar
3.3.1 Processo de Sindicância
 Documento(s): Ato de imposição da penalidade.

3.4 Extinção de Contrato de Residência
3.4.1 Rescisão
Documento(s): Pedido de desligamento. Comunicação de ausência injustificada.

3.4.2 Extinção do Contrato de Residência
 Documento(s): Contrato de Residência.

Assentamento Funcional Digital
– Estagiário -

FUNÇÃO:
1 Provisão da Força de Trabalho

PROCESSOS:
1.1 Ingresso do Estagiário
1.1.1 Contratação
Documento(s): Termos de Compromisso de Estágio. Documento de entrada em exercício. Atestado de saúde. Declaração da instituição de ensino.

1.1.2 Registros Funcionais
Documento(s): Ficha cadastral. Carteira de identidade. Cadastro de pessoa física – CPF. Título de Eleitor. Comprovante de votação/quitação eleitoral, se maior de idade. Comprovante de quitação de serviço militar, se maior de idade. Certidões de cartórios (nascimento, casamento, óbito, dependentes econômicos). Comprovante de dados bancários (banco, agência e conta corrente). Comprovante de escolaridade. Termo de compromisso de uso de senhas. Comprovante de residência¹. Ficha de avaliação de estágio.

Exemplos: Comprovação de Residência: Declaração de próprio punho (Decreto nº 83.936, de 6 de setembro de 1979). Boletos de cobrança de serviços. Contas de água, energia, gás, telefone. Contrato de Locação.


FUNÇÃO:
2 Compensação de R.H.

PROCESSOS:
2.1 Obrigações judiciais
2.1.1 Cumprimento de Decisões Judiciais
Documento: Mandado de intimação. Notificações. Citação. Lista de beneficiários. Cópia das decisões, sentenças e acórdãos. Cópia do parecer do orgão jurídico. Cópia da certidão de trânsito em julgado.

FUNÇÃO:
3 Evolução Funcional

PROCESSOS:
3.1 Movimentação de Pessoal
3.1.1 Lotação e exercício
 Documento(s): Memorando.

3.2 Extinção de Contrato
3.2.1 Rescisão
 Documento(s): Pedido de desligamento. Comunicação de ausência injustificada. Encerramento de vínculo estudantil.

3.2.2 Extinção do Contrato de estágio
 Documento(s): Contrato de estágio.

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