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Conheça o relato do MMFDH sobre o seu processo de trabalho para elaboração de CCD e TTD da área-fim

Publicado: Sexta, 20 de Dezembro de 2019, 20h04 | Última atualização em Sexta, 20 de Dezembro de 2019, 20h40
A presidente da SubSIGA/MMFDH, Carla Fernandes e Oliveira, fez um breve histórico sobre a elaboração, liderada pela arquivista Mayara Nunes de Castro do Vale, do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da Área-fim do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos - MMFDH, sempre com a orientação técnica do Arquivo Nacional. Compartilhamos aqui esse processo de trabalho realizado por um dos órgãos setoriais do Siga.
 
No início do ano de 2019, a equipe da Divisão de Gestão Documental – DIVGED, do Ministério da Mulher, da Família e dos Direitos Humanos, com apoio de arquivistas consultores e cumprindo as orientações previstas no documento “Procedimentos preliminares para a elaboração de código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo: atividades-fim”, do Arquivo Nacional, iniciou a elaboração do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da Área-fim do Órgão.
 
Foram realizadas pesquisas e análise da legislação vigente, do organograma, da produção de documentos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI e do histórico do MMFDH para conhecimento de suas funções essenciais, bem como entrevistas nas unidades administrativas do Ministério e aplicação dos formulários de levantamento da produção documental. A partir dos dados obtidos, esboçou-se a primeira versão da estrutura do Código de Classificação. Esta primeira proposta foi enviada ao Arquivo Nacional no dia 30 de agosto de 2019, a fim de solicitar orientações técnicas dos especialistas em gestão de documentos em todas as etapas da elaboração dos instrumentos.
 
Após a realização de três reuniões, uma vasta troca de e-mails e inúmeras adequações nos instrumentos, o Arquivo Nacional avalizou o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade do MMFDH, em 12 de dezembro de 2019, menos de quatro meses após o início das tratativas.
 
Os instrumentos foram testados e validados no decorrer do tratamento técnico do acervo do Arquivo Central e em dois Workshops de Gestão Documental voltados à capacitação de multiplicadores na utilização do Código de Classificação da Área-fim, onde verificou-se a aplicabilidade do Código e a adequação da Tabela juntamente dos servidores e colaboradores do Protocolo Geral e das áreas finalísticas do Ministério.
 
Agora o Órgão está trabalhando para reestruturar sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, nos termos do Art. 9º do Decreto nº 10.148, de 02 de dezembro de 2019, para que os instrumentos sejam analisados e aprovados pela CPAD e formalmente submetidos ao Arquivo Nacional para sua aprovação definitiva.
 
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